Vilkårene regulerer Virksomhetens abonnement på Kvalitro («Tjenesten») — pris, varighet, oppsigelse, tilgjengelighet og ansvar.
Vilkårene gjelder fra abonnementet tegnes. De gjaldt ikke i den kostnadsfrie prøveperioden, og godtas derfor først her, i bestillingen — ikke ved kontoopprettelse. Prøveperioden var uforpliktende, og skal ikke se ut som en avtaleinngåelse.
Behandlingen av personopplysninger reguleres av databehandleravtalen, som ble godtatt ved kontoopprettelse og har gjeldt siden. Den går foran disse Vilkårene ved motstrid om slike spørsmål.
Kvalitro er et skybasert system for internkontroll, avvikshåndtering, kompetansestyring, årshjul og beredskap. Tjenesten leveres som den til enhver tid er, med de funksjonene som er aktivert for Virksomheten.
Fjernes en vesentlig funksjon Virksomheten har tatt i bruk, varsles det minst 90 dager i forveien, og Virksomheten kan si opp med virkning fra endringen.
Nye virksomheter får 14 dagers kostnadsfri prøveperiode med full tilgang til alle funksjoner, og kan legge inn egne opplysninger, dokumenter og avviksmeldinger fra første dag.
Prøveperioden er uforpliktende. Den krever ingen betaling og intet betalingskort, går ikke over i et abonnement av seg selv, og trenger ingen oppsigelse. Fortsetter Virksomheten ikke, går kontoen i lesemodus — alt hun har lagt inn er fortsatt tilgjengelig og kan eksporteres — og opplysningene slettes 90 dager senere. Trappa med varsler står i databehandleravtalen punkt 9, som Virksomheten godtok da kontoen ble opprettet, og er den samme som i punkt 8 under.
Punktet står her for ordens skyld. Det er ved å godta disse Vilkårene at Virksomheten går fra prøve til kundeforhold.
Abonnementet løper fra bestillingen bekreftes, og fornyes automatisk hver måned til det sies opp etter punkt 6. Har Virksomheten dager igjen av prøveperioden, bortfaller de: fra bestillingen er tjenesten et betalt abonnement.
Opplysningene Virksomheten la inn i prøveperioden, beholdes uendret. Ingenting må legges inn på nytt.
Prisen er den som gjaldt ved bestilling, slik den fremgikk i bestillingsløpet og av kvitteringen. Tilleggstjenester prises særskilt.
Så lenge Kvalitro AS ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, faktureres prisene uten merverdiavgift. Etter registrering tilkommer merverdiavgift etter gjeldende sats. Kvalitro varsler Virksomheten skriftlig før merverdiavgift får virkning for abonnementet.
Abonnementet faktureres forskuddsvis. Prisen kan endres med 60 dagers skriftlig varsel, med virkning fra neste betalingsperiode. Er Virksomheten uenig, kan hun si opp med virkning fra endringen trer i kraft.
Ingen bindingstid.
| Hvem sier opp | Frist | Virkning |
|---|---|---|
| Virksomheten | Når som helst | Ved utløpet av inneværende betalte periode. Forskuddsbetalt beløp refunderes ikke, men Tjenesten er tilgjengelig ut perioden. |
| Kvalitro | Minst 3 måneder skriftlig varsel | Ved utløpet av varselsperioden. |
Virksomheten kan når som helst laste ned alle sine data. Ved opphør gjelder databehandleravtalens bestemmelser om eksport, retur og sletting.
Kvalitros målsetting er minst 99,5 % tilgjengelighet per måned, utenom planlagt vedlikehold. Dette er en målsetting, ikke en garantert oppetid — Kvalitro oppgir ikke et garantert nivå så lenge det ikke kan måles og dokumenteres.
Kvalitro forplikter seg på å varsle minst 48 timer før planlagt vedlikehold med nedetid, og fortløpende ved uplanlagt nedetid av betydning.
Merk at Kvalitro er et dokumentasjonssystem. Nedetid er en ulempe, men den hindrer ikke pasientbehandling.
Trinnene under følger av seg selv. Virksomheten trenger ikke gjøre noe for å utløse dem, og Kvalitro treffer ingen skjønnsmessig beslutning underveis.
| Etter at betalingen feilet | Hva skjer |
|---|---|
| 0–14 dager | Betalingskortet forsøkes på nytt. Tjenesten er uendret, og Virksomheten kan bruke den som før. |
| 14 dager | Tjenesten settes i lesemodus: alt kan leses og eksporteres, men ikke endres. Kvalitro varsler på e-post samme dag, med slettedatoen oppgitt. |
| 44 dager | Påminnelse på e-post. |
| 89 dager | Siste varsel på e-post: 15 dager igjen. |
| 104 dager | Kontoen og alle opplysninger slettes. Etter dette kan ingenting gjenopprettes, heller ikke av Kvalitro. |
Fristene regnes fra det tidspunktet lesemodus inntrer: 90 dager i lesemodus, med varsel ved start, etter 30 dager og 15 dager før sletting. Slettedatoen står i Tjenesten hele perioden.
Sletting krever at alle tre varslene er sendt. Har utsending av e-post vært ute av drift, utsettes slettingen — Kvalitro sletter ikke opplysninger uten at Virksomheten er varslet.
Kvalitro holder ikke tilbake Virksomhetens data. Lesetilgang og eksport er åpen gjennom hele forløpet, og eksporten er komplett — se punkt 9 i databehandleravtalen.
At opplysningene slettes er ikke en sanksjon. Kvalitro har etter personvernforordningen artikkel 28 nr. 3 bokstav g ingen rett til å beholde dem når leveransen er slutt, og skal ikke oppbevare opplysninger om ansatte i virksomheter som ikke er kunder. Oppbevaringsplikten er Virksomhetens, og dokumentasjonen må eksporteres og oppbevares av Virksomheten selv.
Kvalitros samlede ansvar er begrenset til vederlaget Virksomheten har betalt de siste tolv månedene før kravet oppsto. Indirekte tap dekkes ikke.
Begrensningen gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet, ved personskade, eller for ansvar som ikke kan begrenses etter ufravikelig rett — herunder ansvar etter personvernforordningen artikkel 82.
Tjenesten erstatter ikke Virksomhetens eget ansvar. Kvalitro er et verktøy for å dokumentere internkontroll. Ansvaret for at internkontrollen faktisk er forsvarlig, at innholdet er riktig, og at virksomheten etterlever regelverket, ligger hos Virksomheten. AI-genererte utkast er forslag som skal leses og godkjennes før de brukes.
Kvalitro kan endre Vilkårene med 60 dagers skriftlig varsel. Er endringen til Virksomhetens ugunst i noe av betydning, kan hun si opp uten kostnad med virkning fra endringen. Endringer som følger av nytt regelverk eller pålegg fra tilsynsmyndighet, kan gjennomføres med kortere varsel.
Kvalitro eier alle rettigheter til Tjenesten. Virksomheten får en ikke-eksklusiv bruksrett så lenge avtalen løper. Virksomheten eier sitt eget innhold — internkontroll, avvik, dokumenter og kompetansedata — og Kvalitro bruker det ikke til andre formål enn å levere Tjenesten.
Norsk rett. Tvister søkes løst i minnelighet; verneting er Oslo tingrett.